Comment trouver et choisir un hôtel pour un séminaire ?

Depuis quelques années, l’on se plaît de plus en plus à organiser des événements dans des endroits inhabituels. Cependant, un hôtel demeure un lieu classique par excellence pour abriter un événement entreprise d’aussi grande envergure qu’un séminaire professionnel. Retrouvez dans cet article toutes les informations utiles pour trouver le meilleur endroit pour votre séminaire Paris.

Pourquoi opter pour la location d’un hôtel ?

Plusieurs avantages sont liés au fait de choisir un hôtel comme cadre pour un séminaire professionnel.

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Disponibilité de salles

Plusieurs événements d’entreprise ont l’habitude de se dérouler dans des hôtels (team buildings, réunions, etc). C’est l’une des raisons pour lesquelles ils pourront mettre à votre disposition une variété de salles (salles de réunion, auditoriums, voire amphithéâtres). Dans la plupart des cas, ces salles sont équipées du matériel dont vous aurez besoin pour le bon déroulement de la séance : micros, paperboard, rétroprojecteurs. Vous pouvez par exemple confier toute l’organisation de votre séminaire à Kactus.

Facilité d’accès

Les hôtels sont à la base, des lieux de transit où peuvent venir toutes catégories de clients. Ils sont en général très faciles d’accès, que les invités soient en bus, qu’ils viennent d’une région lointaine ou pas. Ils sont la plupart du temps localisés près des aéroports ou des gares. Si vous êtes à la recherche du plus confortable Hotel séminaire à Paris, il est donc important de prendre en compte la zone de provenance des invités pour un choix logique du lieu.

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Hébergement sur place

L’hébergement sur place est un autre avantage des hôtels comme cadre de séminaire. Ceci permet aux intervenants de gagner en temps de transport qui peut devenir épuisant si le séminaire est organisé sur plusieurs jours. Dans ce cas, n’oubliez pas de faire votre réservation quelques jours à l’avance afin d’éviter les mauvaises surprises.

Restauration sur place

Ce service est présent dans presque tous les hôtels. Vous n’aurez donc pas à faire appel à un traiteur en particulier. Pour une meilleure planification, dites à la plateforme de réservation ce qu’il vous faut: repas assis, déjeuner, buffet petit déjeuner,etc. N’oubliez pas non plus de prévoir une alimentation carnivore et une autre végétarienne pour combler les attentes de tous vos visiteurs.

Espaces détentes

Les hôtels mettent également à la disposition de leurs clients des espaces de détente. Fitness, spa, natation, etc. Vos invités pourront se défouler à leur gré. Les modalités d’accès à ces espaces peuvent bien varier d’un hôtel à un autre. N’hésitez donc pas à prendre le maximum d’informations lors de la réservation.

Comment réussir la réservation d’un hôtel séminaire ?

Pour réussir la réservation d’un hôtel séminaire, vous devez prendre en compte certains paramètres. Voici quelques conseils qui pourront vous aider.

• Vous devez commencer par évaluer le nombre de participants prévus pour la circonstance et choisir de préférence, l’hôtel qui propose l’équipement requis pour l’événement.
• Comparez le nombre de chambres disponibles dans chaque hôtel et orientez votre choix selon vos besoins. Évaluez pour cela le nombre de participants et le nombre de chambres requises pour les différentes catégories.
• Prenez en compte la capacité de l’hôtel pour un choix judicieux.
• Il est toujours souhaité d’avoir directement à traiter avec l’hôtelier, même quand vous passez par le biais d’une plateforme de réservation en ligne.

Voici tout ce qu’il faut savoir sur votre plateforme qui aide les entreprises à rassembler leurs employés.

Les critères à prendre en compte lors du choix d’un hôtel pour un séminaire

Lorsque vous recherchez un hôtel pour votre séminaire, plusieurs critères doivent être pris en compte. Voici les principaux éléments à considérer :

La localisation : l’emplacement de l’hôtel est un critère important à prendre en compte. Il doit être facilement accessible par les participants et proche des activités prévues pendant le séminaire.

Les équipements : il faut vérifier si l’hôtel dispose d’une salle de réunion adaptée au nombre de participants, si elle est bien équipée (connexion Wi-Fi haut débit, matériel audiovisuel moderne…) et si elle peut répondre aux exigences spécifiques du séminaire.

L’hébergement : vous devez vous assurer que l’hôtel dispose d’un nombre suffisant de chambres confortables pour tous les participants au séminaire.

Les services proposés : selon la durée du séjour, des services supplémentaires peuvent être nécessaires (restaurant sur place, service d’étage 24h/24). Vérifiez aussi si l’établissement propose des activités ou des excursions pouvant intéresser vos collaborateurs.

Le budget : évaluez précisément les coûts liés à la location de la salle de réunion ainsi qu’à l’hébergement et aux repas pour chaque participant afin d’élaborer une estimation du budget total nécessaire au bon déroulement du séminaire.

En prenant en compte ces différents éléments lorsqu’ils choisissent leur hôtel pour leur événement professionnel, les organisateurs sont sûrs que leurs invités profiteront pleinement du programme tout en bénéficiant d’un hébergement adapté et confortable dans un cadre propice à la réflexion et aux échanges.

Les avantages et les inconvénients de la réservation en ligne vs la réservation par téléphone

En matière de réservation d’hôtel pour un séminaire, il existe deux options principales : la réservation en ligne et la réservation par téléphone. Chacune présente des avantages et des inconvénients que vous devez prendre en compte.

La réservation en ligne est aujourd’hui très courante et offre une grande flexibilité aux utilisateurs. Elle permet de réserver rapidement et facilement une chambre ou une salle de réunion sans avoir besoin de se déplacer ni de passer du temps au téléphone avec un représentant commercial. Elle permet souvent d’obtenir des tarifs avantageux grâce à divers programmes promotionnels proposés par les hôtels eux-mêmes ou par les sites spécialisés dans la réservation en ligne.

Bien que cette solution soit rapide et pratique, elle peut comporter certains risques pour l’organisateur du séminaire. En effet, tout comme lorsqu’on achète quelque chose sur internet, il peut y avoir des erreurs lors de la saisie des informations ou encore des conflits concernant le paiement qui ne peuvent pas être traités immédiatement si aucun personnel n’est présent sur place.

À l’inverse, la réservation par téléphone nécessite davantage d’efforts mais peut offrir plusieurs avantages non négligeables tels qu’une meilleure personnalisation du service clientèle ainsi qu’un contact direct avec le représentant commercial qui pourra répondre à toutes les questions spécifiques liées au programme prévu pendant le séminaire. Cela peut aussi offrir plus de sûreté quant aux éventuelles transactions financières effectuées pendant le processus de réservation.

La réservation par téléphone peut aussi présenter quelques inconvénients, tels que des délais d’attente plus longs pour joindre un représentant commercial ou encore le risque de ne pas être en mesure d’accéder aux tarifs promotionnels qui sont souvent disponibles exclusivement en ligne.

Le choix entre ces deux options dépendra des préférences personnelles et professionnelles ainsi que des contraintes temporelles dans lesquelles l’organisateur du séminaire opère. Vous devez prendre le temps d’évaluer soigneusement tous les critères avant de faire votre choix.