Comment écrire un rapport d’activités ?

Si votre patron vous demande un rapport, cela signifie qu’il a besoin d’informations supplémentaires pour le guider dans sa prise de décision. Par exemple, vous pouvez vouloir connaître le niveau global de satisfaction de certains fournisseurs ou avoir des propositions concrètes pour améliorer l’efficacité de votre service. Voici un manuel d’utilisation en quatre étapes trouvé pour vous sur blog-assistantes.fr :

Validez

Veillez toujours à ce que la demande soit clairement spécifiée. Les attentes de votre patron doivent être claires et, surtout, ne laisser aucune place à l’improvisation : quel est le contexte ? Quelles sont les raisons de ce rapport ? Qu’est-ce qu’il attend de toi ? Vous avez déjà des informations ou existe-t-il déjà des documents à ce sujet ?

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Informations sur le prélèvement et le traitement

Rassemblez toutes les informations dont vous disposez : internes, externes, notes, rapports. Sélectionnez ensuite uniquement les éléments essentiels.

L’élaboration du plan

Présentation De toute évidence, le rapport devrait inclure une introduction indiquant l’objectif du rapport, sa pertinence et son importance. Soyez bref, précis et, surtout, complet au cas où vous auriez besoin de le revoir plusieurs mois plus tard.

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Le développement

Le développement est au cœur de l’analyse et comprend trois segments distincts : l’exposé des constatations et des faits entourant la situation, l’analyse des faits, les aspects positifs et négatifs et, enfin, les recommandations pour résoudre la situation, en soulignant clairement ses avantages, les inconvénients et les moyens de les mettre en pratique. L’argument doit être valable.

La conclusion

Troisième partie du plan : la conclusion. Il doit s’agir d’une réponse à la question posée. Tu devrais revenez à vos recommandations et concentrez-vous sur la solution trouvée.

La dernière répétition

Le formulaire est important pour faciliter la lecture, ne l’oubliez pas. Vos phrases doivent être courtes, le vocabulaire précis et les paragraphes doivent être bien structurés. Les titres doivent clairement évoquer les différentes parties. Vous avez des informations supplémentaires ? Pour clarifier le texte, placez-le dans une annexe à la fin du document. Pensez également à des tableaux et des graphiques qui peuvent vous aider à comprendre. Enfin, si votre rapport comporte plus de trois pages, assurez-vous d’inclure un résumé.